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TABLE DES MATIÈRES

• Introduction
• 1. Fermeture complète de votre application APRÈS la date du dernier rendez-vous
• 2. Fermeture complète de votre application AVANT la date du dernier rendez-vous
• 3. Fermeture d'un seul lieu de l'application APRÈS la date du dernier rdv de ce lieu
• 4. Fermeture d'un seul lieu de l'application AVANT la date du dernier rdv de ce lieu
• 5. Gestion des accès
• Conclusion

Introduction

Ce document s’adresse aux personnes responsables de sites de vaccination contre la COVID-19. 

Dans l’éventualité de la fermeture de l’un de vos sites de vaccination, nous vous invitons à suivre cette procédure. La fermeture peut être au niveau d’un lieu ou de l’application entière. Plusieurs renseignements importants y sont consignés quant à la procédure de fermeture. 

Nous vous invitons à partager ce document d’informations avec toutes personnes de votre équipe, au besoin.

Nous vous remercions de votre implication dans cette campagne de vaccination historique. Votre apport a été grandement apprécié.

1. Fermeture complète de votre application APRÈS la date du dernier rendez-vous

Si votre site de vaccination cesse ses opérations après la date du dernier rendez-vous et que vous êtes en mesure d’honorer tous les rendez-vous réservés dans votre application, nous vous invitons à compléter les étapes suivantes après la dernière journée de vaccination.

** Si vous ne pouvez honorer tous les rendez-vous, veuillez vous référer à la section #2 du présent document : fermeture du site avant la date du dernier rendez-vous.

1.1 Modification des messages de la page de réservation

Afin d’annoncer la fermeture de votre site dans l’encadré qui s’affiche en haut du calendrier lorsqu’il n’y a plus de disponibilité, voici la marche à suivre :

1. Dans Configuration / Services, cliquez sur l’icône du crayon pour modifier le service
2. Choisissez la section ‘Description, message et consignes”
3. Dans la section Message sans disponibilité, modifiez le contenu en ajoutant la date de fermeture de votre site.

   Exemple de message: Attention! Prendre note que ce site de vaccination a cessé ses opérations le XX août 2022.  Si vous désirez un rendez-vous, veuillez nous contacter au XXX-XXX-XXXX ou visitez le www.clicsante.ca afin de choisir un nouveau site de rendez-vous. Merci de votre collaboration.

4. Cliquez sur Enregistrer.

1.2 Modification des messages de la page publique

Annoncez la fermeture de votre site sur votre page publique.

1. Dans Configuration / onglet Page publique, allez à la section Page publique - Textes
2. Modifiez le Message d’accueil en FR et EN

3. Modifiez le Message pop-up FR et EN

4. Modifiez le message transitoire.

   Exemple de message :

   Attention! Prendre note que ce site de vaccination a cessé ses opérations le XX août 2022.  Si vous désirez un rendez-vous, veuillez nous contacter au XXX-XXX-XXXX ou visitez le www.clicsante.ca afin de choisir un nouveau site de rendez-vous. Merci de votre collaboration.

   Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.

1.3 Modification des messages de la page publique

Dans la page publique, modifiez le nom de votre application selon le gabarit suivant :

Ajoutez ‘’site fermé’’ suivi d’un trait d’union avant le nom de l’application.

1.4 Fermeture du cadenas de l’application

Dans le coin supérieur droit, assurez-vous de fermer le cadenas de l’application. Il doit passer du vert au rouge.

1.5 Aviser Clic Santé de la fermeture définitive du site

Nous vous recommandons de communiquer avec nous par le biais de cette adresse courriel support@clicsante.net afin de nous aviser de la fermeture définitive de votre site.

2. Fermeture complète de votre application AVANT la date du dernier rendez-vous

Si votre site de vaccination cesse ses opérations avant la date du dernier rendez-vous et que vous n’êtes pas en mesure d’honorer tous les rendez-vous réservés à votre lieu, nous vous invitons à compléter les étapes suivantes.

2.1 Inviter à devancer et / ou modifier le lieu du rendez-vous

Dans le menu Suivi, plusieurs modèles de messages différents sont disponibles afin d’inviter les personnes à devancer leur rendez-vous et / ou modifier le lieu de leur rendez-vous en raison de la fermeture du site. 

1. Dans le menu Suivi, assurez-vous de choisir la bonne liste déroulante : tous les rendez-vous sans annulation.

2. Ouvrez les filtres et sélectionnez la date voulue.

3. Validez la liste affichée à l’écran.

4. Sélectionnez la case à cocher : action en lots. pour tous les rendez-vous à déplacer. (maximum de 100 rendez-vous à la fois)

5. La fenêtre s’ouvrira.

6. Cliquez sur Déplacer.

   • La fenêtre Invitation à déplacer des rendez-vous s’ouvrira : 

   • 
     

7. En cliquant sur la flèche, choisissez un type de message disponible :

   • Devancer la date du rendez-vous 

   • Vaccination déplacée ou annulée

   • Fermeture de site à venir - Devancer la date du rendez-vous

8. Cliquez sur envoyer au bas de la fenêtre.

9. Des statistiques concernant les messages envoyés par courriel ou SMS s’afficheront à l’écran. Prendre note que le courriel sera privilégié pour l’envoi de cette communication.

2.2 Recommandations d’envoi selon le type de message

2.3 Modification des messages de la page publique

Annoncez la fermeture de votre site sur votre page publique.

1. Dans Configuration / onglet Page publique, allez à la section Page publique - Textes
2. Modifiez le Message d’accueil en FR et EN
3. Modifiez le Message pop-up FR et EN

4. Modifiez le message transitoire.

Exemple de message :

Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.

2.4 Modification des messages

Afin d’annoncer la fermeture de votre site dans l’encadré qui s’affiche en haut du calendrier lorsqu’il n’y a plus de disponibilité, voici la marche à suivre : 

1. Dans Configuration / Services, cliquez sur l’icône du crayon pour modifier le service
2. Choisissez la section Description, message et consignes
3. Dans la section Message sans disponibilité, modifiez le contenu en ajoutant la date de fermeture de votre site.

   Exemple de message :

   Attention! Prendre note que ce site de vaccination cessera ses opérations le XX Août 2021.  Si vous désirez un rendez-vous, veuillez nous contacter au XXX-XXX-XXXX ou visitez le www.clicsante.ca afin de choisir un nouveau site de rendez-vous. Merci de votre collaboration.

   Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.

2.5  Suite à la fermeture complète de votre site

Suite à la fermeture complète de votre site, certaines actions sont à effectuer. Veuillez vous référer au point no. 1 du présent document afin de compléter les étapes importantes à suivre pour finaliser la fermeture de votre site.

3. Fermeture d'un seul lieu de l'application APRÈS la date du dernier rdv de ce lieu

Si un lieu de votre application cesse ses opérations après la date du dernier rendez-vous et que vous êtes en mesure d’honorer tous les rendez-vous réservés à votre lieu, nous vous invitons à compléter les étapes suivantes après la dernière journée de vaccination.

** Si vous ne pouvez honorer tous les rendez-vous, veuillez vous référer à la section #4 du présent document : fermeture du site avant la date du dernier rendez-vous.

3.1 Modification des messages de la page de réservation

Afin d’annoncer la fermeture de ce lieu, voici la marche à suivre :

1. Dans Configuration / lieux, cliquez sur l’icône du crayon pour modifier le lieu :
2. Dans la section messages spécifique à ce lieu qui apparaîtra sur le coupon de rendez-vous, modifiez le contenu en ajoutant la date de fermeture de votre site.

   Exemple de message :

   Attention! Prendre note que ce lieu de vaccination a cessé ses opérations le XX août 2022.  Si vous désirez un rendez-vous, veuillez nous contacter au XXX-XXX-XXXX ou visitez le www.clicsante.ca afin de choisir un nouveau site de rendez-vous. Merci de votre collaboration.

   Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.
3. Cliquez sur Enregistrer.

3.2 Modification des messages de la page publique

Annoncez la fermeture d’un lieu précis sur votre page publique.

1. Dans Configuration / onglet Page publique, allez à la section Page publique - Textes
2. Modifiez le Message d’accueil en FR et EN
3. Modifiez le Message pop-up FR et EN
4. Modifiez le message transitoire.

Exemple de message :

Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.

3.3 Modifiez le statut de ce lieu

1. Dans Configuration / lieux, cliquez sur le bouton radio inactif/actif afin de 

   modifier le statut de ce lieu :

   

   Archiver un lieu? Au besoin, vous pouvez, par la suite, archiver ce lieu en cliquant sur l’icône de la boîte.  Prendre note que l’archivage d’un lieu active la suppression de tous les horaires de disponibilités futurs et de toutes les associations en cause. Prendre note que vous conserverez tous les rendez-vous associés à ce lieu et vous pourrez les consulter dans le menu suivi.

   
   

4. Fermeture d'un seul lieu de l'application AVANT la date du dernier rdv de ce lieu

Si un lieu de votre site de vaccination cesse ses opérations avant la date du dernier rendez-vous et que vous n’êtes pas en mesure d’honorer tous les rendez-vous réservés à votre lieu, nous vous invitons à compléter les étapes suivantes.

4.1 Inviter à devancer et / ou modifier le lieu du rendez-vous

Dans le menu Suivi, plusieurs modèles de messages différents sont disponibles afin d’inviter les personnes à devancer leur rendez-vous et / ou modifier le lieu de leur rendez-vous en raison de la fermeture du site. 

1. Dans le menu Suivi, assurez-vous de choisir la bonne liste déroulante : tous les rendez-vous sans annulation.
2. Ouvrez les filtres et sélectionnez la date voulue.
3. Validez la liste affichée à l’écran.
4. Sélectionnez la case à cocher : action en lots. pour tous les rendez-vous à déplacer. (maximum de 100 rendez-vous à la fois)
5. La fenêtre s’ouvrira.
6. Cliquez sur Déplacer.
7. En cliquant sur la flèche, choisissez un type de message disponible :
   • Devancer la date du rendez-vous - 2e dose COVID-19
   • Vaccination déplacée ou annulée
   • Fermeture de site à venir - Devancer la date du rendez-vous - 2e dose COVID-19
8. Cliquez sur envoyer au bas de la fenêtre.

9. Des statistiques concernant les messages envoyés par courriel ou SMS s’afficheront à l’écran. Prendre note que le courriel sera privilégié pour l’envoi de cette communication.

4.2 Modification des messages de la page de réservation

1. Dans Configuration / lieux, cliquez sur l’icône du crayon pour modifier le lieu:
2. Dans la section messages spécifique à ce lieu qui apparaîtra sur le coupon de rendez-vous, modifiez le contenu en ajoutant la date de fermeture de votre site

   Exemple de message :

   Attention! Prendre note que ce lieu de vaccination cessera ses opérations le XX août 2022.  Si vous désirez un rendez-vous, veuillez nous contacter au XXX-XXX-XXXX ou visitez le www.clicsante.ca afin de choisir un nouveau site de rendez-vous. Merci de votre collaboration.

   Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.

4.3 Modification des messages de la page publique

Annoncez la fermeture d’un lieu précis sur votre page publique.

1. Dans Configuration / onglet Page publique, allez à la section Page publique - Textes
2. Modifiez le Message d’accueil en FR et EN
3. Modifiez le Message pop-up FR et EN
4. Modifiez le message transitoire.

Exemple de message :

Ces messages pourront, au besoin, renseigner et diriger votre clientèle.

4.4 Modifiez le statut de ce lieu

Dans Configuration / lieux, cliquez sur le bouton radio inactif/actif afin de 

modifier le statut de ce lieu :

5. Gestion des accès

5.1 Gestion des accès des membres de l’équipe

Suite à la fermeture du site, les Pilotes ont la responsabilité de supprimer les accès ou archiver des personnes de son équipe. 

Archiver un accès

L'archivage permet de masquer les ressources qui ne sont plus utilisées dans vos applications. Nous vous conseillons d’avoir recours à l’archivage de vos ressources lorsqu’il n’est pas garanti que votre ressource quitte définitivement son poste et/ou que cette ressource est susceptible de revenir travailler dans votre établissement.

1. Allez dans votre Menu Configuration, onglet Ressources.
2. Identifiez votre ressource et cliquez sur l’icône d’archivage.
3. Un message vous invitant à confirmer l’archivage apparaîtra. Cliquez sur ‘archiver’.
4. Vous pourrez, au besoin, visualiser l’historique des ressources archivées en cliquant sur le bouton ‘ressources archivées’. En accédant à cet historique, vous pourrez restaurer en tout temps les ressources équipes et ressources accès.

Supprimer un accès

Pour supprimer les accès de vos ressources, veuillez contacter l’équipe Support à l’adresse support@clicsante.net en remplissant le gabarit suivant:

Veuillez inclure dans votre message le numéro de l’application et l’adresse courriel complète de votre ressource.

L’équipe Support vous confirmera par courriel la suppression de ces accès. 

5.2 Gestion des accès Pilotes

Pour supprimer les accès des Pilotes, veuillez contacter l’équipe Support à l’adresse support@clicsante.net pour autoriser l’action en remplissant le gabarit suivant:

Veuillez inclure dans votre message le numéro de l’application et l’adresse courriel complète de la personne.

L’équipe Support vous confirmera par courriel la suppression de ces accès. 

Conclusion

Ces renseignements vous seront très utiles pour la fermeture de vos sites de vaccination.

Si vous avez des questions concernant cette procédure ou son application dans l’utilisation du logiciel, nous vous invitons à communiquer avec nous en cliquant sur le lien suivant : Support Clic Santé. Il nous fera plaisir de vous renseigner et de vous accompagner. 

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